簡単なことから始めよう!仕事の効率アップに使えるテク

全部リストアップしてみよう

1日や1週間の単位で、タスクをToDoリストに挙げる仕事術を利用している人は多いでしょう。忘れやすいことをメモに残しておくのは仕事の第一歩です。仕事効率化のテクニックとして、大事なタスクだけでなく、ルーチンワークになっているタスクも全てリストアップしてみるのはどうでしょうか。人の記憶は曖昧なもので、やろうと思ったことをずっと記憶しておくのは案外負担になるものです。ToDoリストに全部タスクを書き出してしまえば、何をやれば良いのかはリストを見る作業だけでよくなります。

定期的にやるべきことはアラーム機能を使う

ToDoリストは、紙ベースよりもデジタルベースで管理したほうが様々な付加機能を使えて便利です。パソコンで作成したToDoリストを同期すれば、スマートフォンでも同じ情報をチェックすることも簡単にできます。仕事効率化のため、ToDoリストにはやるべきタスクを全て記載するのを基本ルールとし、月に1度にしかやらないタスクもリストに入れます。ToDoリストは常に作業する前にチェックするものですが、1ヶ月に1回しかやらないタスクは見逃す可能性あるかもしれません。そこで便利なのがアラーム機能です。1ヶ月単位のタスクでも、アラームで作業すべき日にちが来たら教えてくれます。毎日、「あと数日後にはあのタスクをやらなければならない」と頭の片隅で考えているよりは、スケジューリングもタスク管理ソフトに任せてしまえば、他の作業に集中できるというわけです。

ワークフローとは業務の一連の作業を流れ図のように図式化し、円滑に各部署への情報の伝達を目的としたシステムのことです。